コミュニケーションは提案や見積もりに先だって発生するため、プロジェク卜のごく初期から計 画しておくことが望ましいだろう。過去の実績をもとに、ルールのひな形を用意しておくとよりよいと考えられる。
コミュニケーシ ョン計画を立てる際には、プロジェクトにおけるステークホルダーが誰なのか、また発注者およびステークホルダーはどのような体制の会社(もしくは人)かを知り、コミュニケーションを取る際に注意が必要な点や、力を入れた方がよさそうなことなどを明確にしておくことが大切だろう。
「コミュ二ケーションマネジメント計画書」は連絡手段、頻度の定義に終始せず、相手方からのフィードバックについても言及する。コミュニケーションマネジメント計画書の記載項目として例えば、 「ステークホルダーは誰か、それぞれ必要としている情報は何か」「コミュニケーションマネジメント計画書の変更手続き」「コミュ二ケーション手段ごとの頻度」などが挙げられるだろう。
プロジェク卜の実行時は、ルールをもとにコミュニケーションをはかる必要があるだろう。ルールは堅すぎず流動的すぎず運用し、ステークホルダーの性質が詳しくわかったり、メンバーが交替すればルールを変更することも必要になってくるだろう。またプロジェク卜の課題や変更点を記録し、結論や結果までログに残していくことも大切なポイントのひとつだ。
